Teknologi Informasi Dalam Organisasi

Kali ini aku coba menuliskan tentang Teknologi Informasi (TI) dalam kaitannya dengan bisnis atau usaha, atau suatu organisasi. Tapi sebelum berbicara lebih jauh, mari kita simak beberapa definisi Teknologi Informasi itu sendiri, atau yang biasa kita singkat TI atau IT (Information Technology).

Banyak definisi tentang TI jika kita cari melalui google, tapi aku quote salah satu aja yah...:). Menurut Haag dan Keen (1996), Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu manusia bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi). Ditambahkan, menurut Martin (1999), Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim/menyebarkan informasi.

Teknologi informasi dibedakan menjadi tiga kelompok, yaitu : teknologi pengolahan data, teknologi telekomunikasi, dan teknologi automasi kantor dan organisasi. Teknologi informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme organisasi. Dengan kata lain, teknologi informasi telah banyak memberikan kontribusi terhadap kemajuan sistem informasi bagi organisasi.

Tapi perlu diingat bahwa penerapan Teknologi informasi akan menjadi sulit jika disandingkan dengan SDM yang tidak terlatih. Pemahaman secara lengkap dari sistem merupakan kunci dari efektivitas penggunaan sistem tersebut. Persepsi tentang kemudahan dalam menggunakan teknologi informasi merupakan faktor dominan untuk menjelaskan persepsi dari manfaat dan penggunaan sistem.

Terdapat empat fase dalam penerapan Teknologi informasi dalam suatu organisasi, yaitu: Identify Needs (Mengidentifikasi kebutuhan), Envision Solution (Meramalkan Solusi), Plan Solution (Merencanakan Solusi), Implement Solution (Menerapkan Solusi). Akan dijelaskan sebagai berikut :

1.  Identify Needs (Mengidentifikasi kebutuhan)

Pada fase ini dilakukan kegiatan-kegiatan penting untuk mengidentifikasi kebutuhan TI seperti mengkomunikasikan dan mengkonfirmasi ulang kebutuhan, menyaring dan mengidentifikasi kebutuhan, hingga memilih model kendali dan proses TI yang diperlukan dalam pengelolaan TI. Untuk memilih model kendali dan proses diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

• Memahami latar belakang inisiatif tata kelola TI dan menyusun tujuan bisnis untuk proyek penerapan tata kelola TI, meningkatkan kesadaran (awareness) dan mendefinisikan pengorganisasian proyek dengan tepat. 
• Memahami tujuan bisnis dan bagaimana tujuan bisnis harus diterjemahkan ke dalam tujuan TI.
• Memahami resiko potensial dan bagaimana resiko-resiko tersebut dapat mempengaruhi tujuan TI. 
• Menentukan lingkup proyek perbaikan dan mengidentifikasi proses-proses TI yang akan diterapkan atau ditingkatkan.
  

2.  Envision Solution (Meramalkan Solusi)

Fase kedua dari road map adalah envision solution (meramalkan solusi). Fase ini terdiri dari tiga langkah utama yaitu :

• Mendefinisikan dimana status  saat ini (as-is) dan menilai kemampuan dan kematangan proses-proses pada saat ini.
• Menetapkan target dari tingkat kematangan (to-be) dan kemampuan yang reasonable dan sesuai untuk masing-masing proses TI.
• Menganalisis dan menerjemahkan gap antara as-is dan to-be ke dalam peluang-peluang untuk melakukan peningkatan.
  

3.  Plan Solution (Merencanakan Solusi)
 
Fase ketiga dari road map mengidentifikasi inisiatif-inisiatif peningkatan dan menterjemahkannya ke dalam proyek yang dapat dipertimbangkan untuk memenuhi tujuan bisnis dan mengurangi resiko. Kemudian proyek tersebut diintegrasikan ke dalam suatu strategi peningkatan dan rencana program yang terperinci dan mudah dilaksanakan untuk menjalankan solusi.

4.  Implement Solution (Menerapkan Solusi)

Pada saat rencana peningkatan dijalankan, pelaksanaan rencana diatur oleh proyek yang dibentuk dan metodologi manajemen perubahan. Kelangsungan atas penyampaian hasil bisnis yang diinginkan dijamin oleh umpan balik dan pembelajaran yang diperoleh dengan me-review pasca implementasi, monitoring peningkatan kinerja , dan IT balance scorecards.

------- end here --------

Sampai disini dulu yah., semoga dapat memberikan gambaran, pelajaran, dan pengalaman dalam menentukan langkah-langkah stategis dalam rangka memberikan suatu solusi Teknologi informasi bagi suatu bisnis atau usaha, atau suatu organisasi. Dan tentunya hal ini tidaklah mudah karena dalam implementasinya kita dituntut untuk mengenal secara terintegrasi antar bisnis proses dan kebijakan (policy) yang ada dalam suatu organisasi tersebut.

Salam.